Ecochain Technologies | Office Manager

Amsterdam | 24 uur per week | Startdatum: in overleg

Ben jij de organisator die energie krijgt van een soepel draaiend kantoor én van het ontzorgen van een managementteam? Haal je voldoening uit vooruitdenken, en zorg je graag dat collega’s en bezoekers zich welkom voelen? Voel je je thuis in de dynamiek van een scale-up waar geen dag hetzelfde is? Dan zoeken we jou!

Over Ecochain

Ecochain helpt bedrijven wereldwijd om de milieu-impact van hun producten en waardeketens inzichtelijk te maken. Met onze LCA-softwareplatforms en Activity Based Footprinting-methode maken we duurzaamheid meetbaar, transparant en schaalbaar. Empowering sustainable change – dat is wat we sinds 2011 elke dag doen.

In cijfers:

• 450+ klanten wereldwijd

• 45 medewerkers in Amsterdam

• B-Corp en ISO gecertificeerd

Onze klanten variëren van multinationals tot innovatieve MKB-bedrijven die voorop willen lopen in duurzaamheid. Door regelgeving zoals de CSRD, DPP en ESPR groeit de vraag naar onze oplossingen snel. Om die groei gezond te laten verlopen, professionaliseren we onze organisatie – en daar kom jij in beeld.

Huidige situatie

Ecochain is klaar voor de volgende groeifase. Onze producten bewijzen zich dagelijks bij bedrijven in uiteenlopende sectoren, en ons team groeit mee. Dat vraagt om een kantoor en een organisatie die soepel draaien, nu en straks.

Daarom zoeken we een Office Manager die, in 24 uur p/w, zorgt dat alles op rolletjes loopt: van een goed georganiseerde agenda tot een gastvrij kantoor. Je maakt deel uit van ons supportteam, samen met de HR Officer en Finance, en je bent de vaste kracht waar collega’s en management op kunnen bouwen.

De rol: wat ga je doen?

Als Office Manager ben je de spil van ons kantoor. Je werkt nauw samen met de HR Officer en Finance. Je zorgt dat het kantoor soepel draait, dat het management goed ondersteund wordt en dat collega’s en bezoekers zich welkom voelen.

Je bent gastvrij en vindt het leuk om anderen te ontzorgen. Je bent organisatorisch sterk en krijgt energie van structuur en nauwkeurigheid. Tegelijk blijf je flexibel als de dag anders loopt dan gepland, en schakel je makkelijk tussen een vraag van een collega, een agendaverzoek van het management en een bezoeker op kantoor.

Officemanagement

• Je bent verantwoordelijk voor de lunch op kantoor: je bestelt de boodschappen en maakt regelmatig soep of salade
• Je beheert de kantoorartikelen en de voorraad, inclusief bestellen en aanvullen
• Je houdt toezicht op het onderhoud van het pand en de apparatuur en stemt reparaties en service af met de verhuurder en leveranciers
• Je zorgt dat het kantoor en de vergaderruimtes schoon, netjes en opgeruimd zijn, in afstemming met de schoonmaak en het onderhoudspersoneel
• Je beheert de beveiliging van het kantoor, waaronder het toegangssysteem en de bezoekersregistratie
• Je verzorgt het laptopbeheer: je geeft apparatuur uit aan nieuwe collega’s, neemt die in bij vertrekkende collega’s en houdt overzicht
• Je bereidt vergaderruimtes voor (schermen, laptops, verbindingen), zodat elk overleg soepel kan starten

Gastvrijheid & evenementen

• Je ontvangt bezoekers en zorgt dat ze zich vanaf het eerste moment welkom voelen
• Je handelt inkomende e-mails, telefoontjes en vragen af en verwijst door naar de juiste persoon
• Je coördineert bedrijfsevenementen, teamuitjes en vieringen, inclusief logistiek en catering

Ondersteuning van het management

• Je notuleert tijdens (management)overleggen en stuurt de actiepunten uit
• Je plant af en toe afspraken in voor het managementteam
• Waar nodig regel je reizen en verblijf